як не зіпсувати спілкування по роботі онлайн: ефективні поради

“Удальонку” стала невід’ємною частиною сучасного суспільства, де є свої правила етикету і пристойності. Тепер важко уявити своє життя без онлайн-спілкування, zoom-конференцій та листування в різних месенджер. Але одна справа, коли все це ви використовуєте для особистого спілкування і зовсім інша – для роботи. Як правильно використовувати всі можливості віддаленої роботи без шкоди справам і репутації, розповіла hr-менеджер Юлія Яценко, передає 1News.

Зустрічі онлайн, так само, як і офлайн, варто обговорювати і призначати заздалегідь. Про дзвінки також завчасно варто попередити в листуванні. Це дасть можливість вашому колезі підготуватися до зустрічі, освіжити інформацію, усамітнитися для розмови, підготувати питання, переодягнутися.

Важливо також розуміти, що до онлайн-зустрічі необхідно ставитися так само, як і до офлайнового заходу. Тобто підготувати питання, які потрібно вирішити, виділити для цього необхідний час, а також організувати місце.

Крім того, на початку зустрічі необхідно обговорити регламент, можливі перерви, план – якщо таймінг більше 3 годин.

Якщо в компанії вітається “бачити” один одного під час обговорень, тоді варто звернути увагу на деякі особливості і відмінності таких зустрічей.

Для початку, завчасно переконайтеся, що умови комфортного ділового спілкування дотримані:

• перевірте зв’язок і технічні можливості;
• налаштуйте мікрофон, камеру, освітлення.

Це важливо зробити до початку зустрічі, щоб не витрачати на це час, коли вже всі учасники зберуться.

Також, якщо зустріч передбачає відео – підберіть нейтральний фон, відповідний одяг, попросіть близьких не турбувати в цей час, відкрийте необхідні файли і таблиці, приготуйте ручку і блокнот для записів. Все це може здатися дрібницею, але вона здорово “з’їдає” час робочої зустрічі, якщо не підготуватися заздалегідь.

Крім того, не варто відволікатися на паралельні телефонні дзвінки та повідомлення – на оффлайн-зустрічі така поведінка так само не допустимо.

У будь-якому випадку, онлайн-зустрічі для вас в новинку чи ні – до них потрібно ставитися, як і до зустрічей очних. Нові умови роботи не повинні вплинути на підсумковий результат роботи команди.

Ще маленький лайфхак: під час спілкування в відеоформаті намагайтеся посміхатися – це викликає прихильність до себе людини, а під час аудіоспілкування – стежте за артикуляцією і не поспішайте, щоб ваш співрозмовник встиг за вашими думками.

Якщо говорити про листування в робочому чаті – не варто дозволяти собі побутовий стиль, перебільшення смайлів, картинок, флуду і т.д. Розмежовуйте бесіди з близькими і спілкування з робочих питань, навіть якщо розмова переходить в соцмережі.

Також варто дотримуватися часових рамок і поважати особистий час своїх колег, партнерів, начальника – писати по робочих питаннях до 9 ранку і після 19 вечора, означає, як мінімум неповага. А ще виставляє вас в поганому світлі.

Але такі часові рамки, звичайно, актуальні для тих компаній, хто працює по більш класичного графіку або, якщо час не зазначено додатково.

Ще один небажаний вид передачі інформації – запис голосових повідомлень. Колегам найчастіше незручно прослухати запис голосу при відсутності навушників і присутності в приміщенні сторонніх. Якщо без голосового повідомлення не обійтися, то попередньо обов’язково заручіться згодою одержувача. Тим більше, якщо відповідь вам потрібна терміново!

Не варто сприймати ці поради, як звід правил, а більше – як прояв поваги і уваги до колег, можливість побудувати більш ефективну комунікацію, налагодити здорову атмосферу в колективі і добитися результату.

Джерело: Сьогодні